[LifeStyle]‘구체적 계획 → 우선순위 표시 → 실천여부 체크’하면 삶에 여유가 생겨요

■ 플래너-다이어리 사용법 완전정복

메모 한곳에 집중하는 습관부터··· 반복된 일정은 약자로 표시
공간 부족할 땐 포스트잇 활용··· 스마트폰용 유료 앱도 선보여

(위에서부터)①플래너 여백에 명언이나 격언 등을 적어 놓으면 기록 습관도 키울 수 있고 계획 실천의 동기도 부여 받을 수 있어 좋다. 사진은 프랭클린플래너 사용자 임유정 씨의 플래너. ②한국리더십센터그룹 임정희 마케팅홍보팀장의 플래너. 회사 업무와 개인 용무를 구분하고 읽기로 마음먹은 책이나 매일 읽을 범위 등을 구체적으로 계획한 것이 눈에 띈다. ③ 플래너의 표지인 바인더 소재는 가격대별로 고급 천 연가죽부터 인조가죽에 이르기까지 다양하다. 한번 구입하면 속지만 교환해 가며 오랫동안 사용할 수 있다. ④시중에는 주니어용 플래너도 출시돼 있어 어린 자녀들에게 효율적인 시간관리법을 가르치는 교육도구로도 좋다. 사진 제공 프랭클린플래너

연말연초가 되면 대형 서점의 문구코너에는 2011년형이라는 이름표를 단 플래너와 다이어리가 넘쳐난다. 기업 중에도 회사 로고나 사훈 등이 적힌 다이어리나 수첩을 나눠주는 곳이 적지 않다. 하지만 두툼한 플래너를 받거나 구입해 놓고도 제대로 활용 못하는 경우가 적지 않다. 컴퓨터나 휴대전화 프로그램으로 일정관리는 물론이고 회의 내용까지 녹음해 기록하는 시대에 웬 아날로그적 플래너냐며 무용론을 제기하는 목소리도 있다.

하지만 스마트폰이나 컴퓨터를 활용한 일정관리가 마냥 만족스럽기만 한 것은 아니다. 중요한 일정을 동료와 공유하거나 잊지 않게 알람을 설정하는 등 편리한 기능도 많지만 컴퓨터를 쓸 수 없거나 휴대전화 전원이 나가서 간단한 메모조차 확인 못하고 발을 동동 구른 경험이 누구나 한 번쯤은 있기 마련이다. 이럴 때가 바로 아날로그적인 플래너나 다이어리가 효자 노릇을 하는 순간이다.

○ 한곳에 몰아 메모하는 습관부터 길러야

플래너나 다이어리의 유용성을 알아도 사용을 주저케 하는 이유 중 하나가 무언가를 매일 꾸준히 기록해야 하는 부담감이다. 1월이나 2월만 해도 플래너에 의욕적으로 이것저것 계획이며 일정을 빽빽이 적어 놓다가도 시간이 지날수록 여백이 많아지거나 아무 원칙도 없이 휘갈겨 쓰는 수첩처럼 변하는 것도 꾸준한 기록 연습이 부족해 벌어지는 일이다.

시간활용 전문가들은 플래너나 다이어리를 제대로 활용하고 있지 못하다면 여기저기 흩어서 기록한 내용을 플래너나 다이어리 한곳에 집중시키는 습관부터 길러야 한다고 입을 모은다. 9년째 플래너를 사용하고 있다는 임정희 한국리더십센터그룹 마케팅홍보팀장은 “전화번호나 연락처 같은 간단한 메모부터, 회의 요약이나 아이디어 메모, 가계부 등 여기저기 분산된 기록을 한데 모아 적는 습관부터 길러야 메모를 안하던 기존 습관의 강력한 관성에서 탈출할 수 있다”고 조언한다.

플래너나 다이어리에 계획을 적을 때는 실천 계획을 가능한 한 구체적이고 작은 단위로 기록하는 편이 좋다. 예컨대 ‘올해 책 12권을 읽겠다’를 1년 목표로 정했다면 월간 계획은 1권, 주간 계획은 100쪽, 일간 계획은 5∼20쪽 하는 식이다. 매일매일의 목표를 ‘할 일(To do)’ 목록에 구체적으로 작성하되, 우선순위에 따라 각 항목 앞에 A(필수항목), B(중요항목), C(선택항목) 등 알파벳 약자 등으로 표시해 둔다. 이렇게 하면 오늘 반드시 마쳐야 하는 일을 내일로 미루는 일을 줄일 수 있다. 같은 A항목이라도 급한 일과 여유가 있는 일을 A1, A2, A3 식으로 구분하면 업무 능률을 올릴 수 있다. 운동, 독서, 명상, 기도처럼 반복하는 일정이라면 운동은 G(Gym)나 H(Health), 독서는 R(Read)이나 B(Book), 기도는 P(Pray)처럼 자신이 알아볼 수 있는 약자로 표기하면 기록에 드는 소모적인 품을 줄일 수 있고 혹시 있을지 모르는 사생활 노출 가능성도 낮출 수 있다.

○ 계획 세우기만큼 실천여부 체크 중요

할 일 목록을 작성하는 것만큼 중요한 것이 바로 실천 여부를 체크해 기록하는 일이다. ○, ∨(완료)나 ×(취소), →(진행중), ◑(보류) 등 간단한 기호로 할 일 목록의 진행·완료 상태를 점검한다. 플래너를 가계부, 일기장은 물론 개인 비서처럼 활용하고 있다는 여대생 고영옥 씨는 “문구점에서 파는 스탬프를 구입해서 완료 항목에 찍으면 단조로움도 줄일 수 있고 일정 관리를 습관으로 만들 수 있다”고 말했다. 메모와 기록에 탄력이 붙으면 플래너의 한정된 공간에 부족을 느낄 수 있다. 이럴 때는 포스트잇에 반짝 아이디어나 명언 등을 적어서 붙이면 스마트폰이나 컴퓨터 일정관리 프로그램에 비해 떨어지는 플래너의 확장성 문제도 상당부분 해결할 수 있다.

최근에는 플래너나 다이어리에 기반한 스마트폰용 일정관리 애플리케이션도 선을 보이고 있다. 플래너의 대명사로 불리는 프랭클린플래너는 지난해 말 안드로이드 기반 스마트폰용 플래너 애플리케이션을 선보였다. 유료버전(3.99달러)의 경우 지난 업무 가져오기나 업무 연기 등의 기능을 장착해 스마트폰에 옮겨 놓은 플래너를 사용하는 기분이다. 무료 버전(체험판)은 21일 동안 사용 가능하다.

우정렬 기자 passion@donga.com