[우노의 엑셀스쿨]<19>원하는 추가정보 알아내기

은행, 백화점, 식당 혹은 호텔에서 주민등록번호나 회원번호를 알려주면 내 이름, 주소, 최근에 받았던 서비스 등을 더 이상 물어보지 않고 알아낸다. 관련 정보들이 이미 데이터베이스(DB)에 저장돼 있는 것이다.

엑셀에서 DB를 다루는 함수는 매우 많다. 그중에 몇 개를 다루어 보도록 하자.

‘그림’에서 이름을 선택하면 나머지 정보가 자동으로 각 셀에 나타난다.

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이름을 바꿀 때마다 DATA_TABLE이라는 테이블의 정보에서 관련 정보를 찾아서 해당 셀에 보여주는 것이다. 이름, 직위, 성별, 생년월일이라는 문자가 적힌 바로 옆, 각각의 정보 셀에는 =VLOOKUP(D25,DATA_TABLE!A:K,○,FALSE)이라는 모두 같은 수식이 들어간다.

단 3번째 정보인 ○부분만 달라진다. VLOOKUP함수는 D25의 값을 DATA_TABLE시트 상의 A:K범위 내에서 찾아서 해당 셀이 있는 행에서 8번째 열의 값을 찾아주는 것이다. 과거 7회와 18회에서도 이와 같은 설명을 했다. 당시엔 마지막 인수가 TRUE였다. 무슨 차이가 있을까?

TRUE를 사용하면 찾고자 하는 값과 근삿값을 찾아준다. FALSE를 사용하면 똑같은 정보만을 찾는다. 이름을 찾을 때 근삿값이란 있을 수 없다. 정확히 같은 이름을 찾아야 한다. 근삿값은 숫자를 찾을 때 유용하다.

DB는 데이터를 담아주는 블랙박스로 테이블이 존재한다. 엑셀에서는 워크시트를 이용해 간이 데이터베이스 테이블을 구성할 수 있고 이 테이블의 내용을 마음대로 검색, 분석하는 기능들이 있다.

더욱 정교한 기능들은 인터넷 엑셀스쿨(www.excelschool.co.kr)에서 확인할 수 있다.

컴퓨터교육 전문가 uno21@uno21.com