[DBR 경영 지혜]상사 마음에 쏙 드는 보고서 만들려면…

임원부터 말단 직원까지, 직장인이라면 매일같이 하면서도 매번 어렵게 느껴지는 일이 보고서 작성과 발표다. 부하는 부하대로, 상사는 상사대로 어떻게 메시지를 효과적으로 전달해 상대방을 설득할 수 있을지 고민한다.

e메일, 파워포인트 등 많은 도구들이 등장했지만 여전히 직장 내 의사소통의 핵심은 글쓰기와 말하기다.

보고서를 잘 쓰려면 읽는 사람의 입장에서 생각해야 한다. 김대중, 노무현 두 대통령과 김우중 전 대우그룹 회장의 연설문을 썼던 강원국 전 대통령연설비서관은 ‘첫 줄이 중요하다’고 말한다. ‘대통령의 글쓰기’라는 책을 쓴 그가 권하는 3단계 보고서 작성법은 다음과 같다.

첫째, 무조건 한 장에 쓰는 버릇을 들여라. 보고서는 읽는 사람의 시간을 배려해줘야 한다. 정 한 장에 안 들어가면 나머지는 각주로 만들어 뒤에 첨부하라.

둘째, 그 한 장 안에서도 맨 윗줄만 읽고도 이 보고서를 왜 썼는지 알 수 있어야 한다.

셋째, 보고서를 읽는 사람이 어떤 액션을 취해야 하는지 모르는 보고서, 어떤 의사결정을 해야 하는지 모르게 만드는 보고서는 쓰지 마라. 자기가 얼마나 많이 알고 있고, 얼마나 열심히 일하고 있고, 얼마나 고생하고 있는지를 보여주기 위해 올리는 보고서는 쓰레기다. 보는 사람은 ‘이걸 왜 나에게 올리나. 나보고 어쩌라고?’라는 생각이 든다.

구두로 보고할 때도 마찬가지다. 처음에 배경 설명부터 하는 사람들이 있다. 그런 걸 듣고 있으면 짜증이 나고 ‘그래서 뭐?’라는 생각만 든다. 보고는 “이번 계약 건이 있는데요, 이건 계약하는 게 좋겠습니다”라고 시작해야 한다. 그 다음 “왜?”라는 질문이 나오면 “이러이러해서 이렇습니다”라고 논리를 풀어가야 한다.

마지막에는 결론을 다시 한번 강조해야 한다. ‘결론적으로 이렇게 하는 것이 좋겠습니다’ 하고 쐐기를 박아야 한다. 읽는 사람들이 보고서를 읽다가 주제를 잊어버리는 경우가 생기기 때문이다.

조진서 기자 cjs@donga.com