중구난방 회의 막으려면 ‘규칙’부터 정하라

[저녁을 돌려주세요]
고용부 ‘근로문화 개선 매뉴얼’ 배포
회의前회의목표 명확히 세우고… 최소 인원 최대 몰입으로 質높여야

고용노동부와 한국일가정양립재단은 기업들이 장시간 근로문화를 개선하고, 노동생산성을 높이는 데 참고할 수 있도록 ‘근로문화 개선 매뉴얼’을 만들어 지난달부터 배포하고 있다.

매뉴얼은 먼저 기업들이 업무 효율을 높이기 위해서는 관련 규칙과 목표가 담긴 ‘통합 솔루션’이 개발돼야 한다고 권고한다. 특히 불필요한 회의를 없애거나 회의 문화를 효율적으로 개선하는 것이 생산성 향상의 지름길이라는 것. 이를 위해서는 회의시간과 회의자료에 대해 모든 직원이 합의할 수 있는 규칙을 정하고, 관리자들이 이를 엄격히 준수해야 한다. 규칙이 없으면 관리자의 뜻에 따라 중구난방으로 회의가 진행되기 때문이다.

규칙이 정해지면 회의 목표를 명확히 하는 것도 중요하다. 대부분 회의는 크게 △정보 공유 △의견 수렴 △의사 결정 등 3가지 목표를 두고 진행된다. 회의 전 회의의 목표가 이 세 가지에 해당하지 않고, 명확한 목표가 없다면 과감히 회의를 취소해야 한다는 것이다.

회의 규칙과 목표가 정해진 다음에는 회의의 질을 높여야 한다. 가장 적은 인원이 자발적으로 참여해 최대한 몰입하는 회의를 만들면 회의의 질은 자연스레 높아진다. 실제로 미국의 전자제품 유통업체인 베스트바이(Best Buy)는 회의 참석 여부를 직원 스스로가 결정하는 제도를 도입한 이후 노동생산성이 41% 증가하고, 직원 만족도가 10% 상승했다.

IBM 최고경영자(CEO)였던 루이스 거스너도 회의에서 현란한 프레젠테이션을 바라보기만 하는 참석자들을 본 뒤 ‘오페라의 관중’이라고 비판하면서 프로젝터 사용을 금지했다. 회의 참석자들이 사전에 자료를 충분히 숙지해야 자료에 대한 설명 없이 회의를 진행할 수 있고, 불필요한 시간 낭비를 막을 수 있다는 것이다.

회의가 회의로 끝나지 않고 활발한 의사소통을 통해 명확한 실행계획을 도출해내는 것도 중요하다. 특히 회의에서 참석자 간 의사소통을 활발히 유도하는 전문가를 조직 내에 양성해야 한다. 최상급자가 회의를 주도하면 참여자가 위축되고, 아이디어가 활발히 나오지 않을 수 있기 때문에 일반 직원들 사이에서 이런 전문가를 집중 육성해야 한다는 것이다.

이 밖에도 매뉴얼은 △회식과 야근 대체방법 △휴가 및 유연근무제 확산 방법 △육아부담 나누기 △알찬 여가 생활 등에 대한 구체적인 실행 방법도 담고 있다. 매뉴얼은 고용부(대표전화 1350)나 한국일가정양립재단(02-790-3452)으로 문의하면 구할 수 있다.

김수연 기자 sykim@donga.com