[MS 오피스365를 활용한 스마트워크] 6. 중소기업의 해외 진출

해외 진출은 중소기업과 스타트업에겐 생존이 달린 문제다. 좁디 좁은 국내 시장에 안주하면 결국 성장이 정체되고 퇴보할 수 밖에 없다.

해외 지사를 설립하는 것이 해외 진출을 위한 가장 좋은 방안이겠지만 인적, 물적 자원이 부족한 중소기업에겐 어려운 일이다. 때문에 현지 파트너와 협업하거나 주재원을 두는 형태로 해외 진출이 이루어지고 있다.

해외 진출의 핵심: 표준과 소통

해외 파트너와 협업할 때 신경써야 할 점이 뭘까. 자동자 부품을 생산 중인 B사의 사례를 들어보자.

"크게 두 가지 문제가 있습니다. 하나는 이메일에 문서를 첨부해 보냈는데, 이메일과 문서가 깨져 보이니 다시 보내라고 할 때가 많다는 것입니다. 깨져보이면 다행입니다. 아예 읽을 수 없다는 회신이 오는 경우도 있습니다. 다른 하나는 소통의 어려움입니다. 현지 상황에 맞게 파트너들이 주문을 해오는데, 이메일만으론 정확히 무엇을 요구하는 것인지 파악하기 힘듭니다. 때문에 현지에 직원을 보내 파트너와 길고 자세하게 대화를 나눠야 하는데, 이것도 하루 이틀이지 직원을 계속 보낼 수는 없지 않습니까."

이처럼 중소기업과 스타트업이 해외 진출을 하려면 전세계에서 통용되는 이메일과 문서 솔루션이 필요하고, 직원 출장을 대체할 수 있을만한 커뮤니케이션 도구가 요구된다. 마이크로소프트(MS) 오피스365 속에는 이러한 중소기업과 스타트업의 요구를 만족시켜줄만한 도구가 포함되어 있다. 바로 아웃룩, MS 오피스 2016, 스카이프다.

오피스365 (사진=한국마이크로소프트)

아웃룩
아웃룩은 글로벌 표준을 지원하는 이메일 서비스다. 전 세계의 모든 이메일 서비스와 이메일 호환성을 보장한다. 글이나 이미지가 깨지는 경우가 없다. 40여개의 언어를 지원하기 때문에 전 세계 어느 국가의 파트너와도 이메일을 주고받을 수 있다. 직원 1인당 50GB의 용량을 제공해 저장공간의 압박없이 이메일을 저장하고 관리할 수 있다. 중요한 이메일을 다양한 방법으로 분류, 관리할 수 있고, 필요할 때 손쉽게 찾을 수 있다. 공유사서함 또는 개인사서함 공유를 통해 직원끼리 이메일을 공유할 수 있다. 이메일 뿐만 아니라 연락처와 일정도 공유할 수 있어 협업에 도움이 된다.

또, 아웃룩은 99.9%의 가용성을 보장해 언제 어디서나 이메일 서비스를 정상적으로 이용할 수 있다. ISO27001, SAS70, FISMA 등 다양한 국제 보안 인증을 획득했고, 이메일 전송에 512비트로 구성된 강력한 암호화키를 사용하기 때문에 (MS를 포함해) 타인이 이메일 내용을 들여다 보는 것은 불가능하다. 바이러스 스캔 기능을 통해 각종 악성코드가 이메일과 문서에 섞여서 침투하는 것을 막는 기능도 있다.

MS 오피스
MS 오피스는 전 세계 비즈니스 문서시장의 표준이다. 그 누구도 부인할 수 없는 사실이다. MS 오피스로 문서를 작성해서 해외의 파트너에게 발송하면 거의 대부분의 파트너들이 아무런 문제 없이 문서를 읽을 수 있다. 실제로 MS 오피스의 파일 형식(워드, 엑셀, 파워포인트)은 pdf와 함께 ISO 국제표준화기구에 등록된 국제 표준 문서 양식이기도 하다. 현재 전 세계 문서 업무 시장에서 MS 오피스는 95%를 점유하고 있다. 중국, 러시아 등 MS 오피스를 이용하지 않아도 파일 형식은 docx(워드), xlsx(엑셀), pptx(파워포인트) 등을 채택한 국가도 있다.

스카이프
스카이프는 세계에서 가장 널리 이용되는 영상 미팅 도구다. HD급 화질로 최대 250명이 함께 영상 회의를 진행할 수 있다. 선명한 화질과 음질 덕분에 직원이 현지 출장을 간 것 같은 느낌으로 파트너와 커뮤니케이션을 진행할 수 있다. 또, 회의 도중 화면에 MS 오피스 문서를 올린 후 다 같이 이를 보면서 회의를 진행할 수도 있다. 스카이프를 활용하면 활용할 수록 출장 비용을 절감하고, 커뮤니케이션 횟수를 늘려 현지 사업이 잘못된 방향으로 진행되는 것을 막을 수 있다. 스카이프는 회의 내용을 녹화, 녹음하는 기능을 지원한다.

주재원 관리에도 유용
중소기업과 스타트업이 해외에 주재원을 둘 때에도 오피스365는 매우 유용하다. 주재원과 소통하고, 그의 업무를 관리할 수 있기 때문이다. 오피스365를 활용해 구축한 그룹웨어로 주재원의 업무를 관리하고, 아웃룩과 스카이프를 통해 언제든지 다양한 형태로 커뮤니케이션을 진행할 수 있다. 주재원을 보냈다고 해서 현지 진출이 마무리된 것이 아니다. 주재원을 관리하고, 주재원과 소통해야 해당 국가에서 사업을 성공으로 이끌 수 있다.

중국에서도 이용할 수 있는 점에 주목

중소기업과 스타트업이 스마트워크 도구를 선택할 때 고려해야 할 점이 하나 더 있다. 바로 중국에서 사용할 수 있는지 여부다. 중국은 국내 기업들에겐 기회의 땅이다(물론 그만큼 위험도 가득하다). 여러 중소 기업이 중국 시장에 자사의 서비스와 제품을 출시해 성공을 거뒀고, 이를 바탕으로 대기업으로 성장할 수 있었다. 제품 생산을 위해 중국에 공장을 설립하거나, 현지 파트너와 협력하는 경우도 많다.

중국은 자국 인터넷 서비스 보호와 사상 검열을 위해 해외의 인터넷 접근을 차단하고 있다. 이것이 이른바 '만리장성 방화벽(Great Firewall of China)'이다. 때문에 중국 현지에선 구글(구글앱스 포함), 페이스북 등 글로벌 서비스 접근이 불가능하고, 글로벌 서비스를 활용해 현지인과 소통하는 것도 불가능하다.

하지만 MS의 서비스는 예외다. 오피스365는 모든 서비스를 중국에서 정상적으로 제공하고 있다. 중국 현지 파트너 또는 주재원과 이메일을 주고받을 수 있고, 스카이프로 영상 미팅을 진행할 수 있다. 주재원이 중국 현지에서 오피스365에 접속하는 것도 아무런 문제없이 가능하다.

중소기업이 한국 경제에서 차지하는 비중은 매우 크다. 전체 기업의 99%가 중소기업이고, 전체 근로자의 88%가 중소기업에서 근무하고 있다. 대한민국 생산액 및 부가가치의 절반을 중소기업이 만들어내고 있다. 하지만 중소기업의 해외 진출은 점점 줄어들고 있는 것이 현실. 대한민국의 전체 수출량 가운데 중소기업의 비중은 18.8%에 불과하다. OECD 국가들 가운데 꼴찌 수준이다(2010년 기준). 지금이라도 늦지 않았다. 지속적으로 해외 진출을 모색해야 기업이 성장하고 국가 경제가 성장할 수 있다. 오피스365 같은 스마트워크 도구가 중소기업의 해외 진출에 많은 도움을 줄 것으로 기대된다.

동아닷컴 IT전문 강일용 기자 zero@donga.com