연구개발특구진흥재단, "업무 디지털화, 코로나19 위기를 기회로 만드는 열쇠"

코로나19의 여파로 많은 기업이나 단체에선 업무에 어려움을 겪었다. 이에 대응하기 위한 방법으로 이들이 택한 방법은 디지털 인프라의 도입이다. 사회적 거리두기 상황에서도 원활한 협업 및 업무 관리가 가능하도록 화상회의나 공유 캘린더, 메신저 등의 서비스가 한층 활성화되었다. 그리고 이런 서비스를 통합해 연계성을 극대화할 수 있는 클라우드 기반 협업 솔루션에 대한 수요가 크게 늘었다.

기술 진흥을 위한 특구 육성 사업을 담당하는 준정부기관, 연구개발특구진흥재단(INNOPOLIS)의 경우가 이러한 업무 디지털화를 본격 적용한 대표적인 사례다. 특히 이 기관은 코로나19 사태 이전부터 업무 디지털화, 클라우드화를 차근차근 추진하고 있었다는 것이 눈에 띈다. 덕분에 코로나19 사태 본격화에 발맞춰 두레이(Dooray!) 시스템의 적용을 완료, 기관의 모든 업무를 비대면으로 수행할 수 있게 되었다고 밝혔다.

연구개발특구진흥재단 전산정보화팀 김원우 팀장 (출처=연구개발특구진흥재단)

두레이는 NHN에서 개발한 클라우드 기반 업무용 솔루션으로, 화상회의, 메신저, 이메일, 캘린더, 파일 공유 및 프로젝트 관리 등의 다양한 온라인 협업 기능을 제공하는 것이 특징이다. 취재진은 연구개발특구진흥재단의 정보화업무를 총괄하고 있는 김원우 팀장과의 인터뷰를 통해 업무 디지털화의 추진 경위 및 성과에 대해 들어봤다.

Q1. 연구개발특구진흥재단에 대한 간단한 소개를 부탁한다

: 연구개발특구는 국가 R&D를 통한 신기술의 창출 및 연구개발 성과의 확산과 사업화 촉진을 위하여 조성된 지역으로, 연구개발특구진흥재단은 산(産), 학(學), 연(硏)과 연계하여 연구개발특구의 공공기술 사업화를 지원하는 준정부기관이다. 현재 대덕, 광주, 대구, 부산, 전북의 5개 지역거점 특구와 대학, 연구소, 공기업등 주요 기술핵심기관을 중심으로 하는 12개의 강소특구가 지정되어 있다.

Q2. 코로나19 사태로 인해 많은 사람들이 업무에 불편을 겪고 있다. 연구개발특구진흥재단의 경우는?

: 지난 해 코로나19로 대한민국 전체가 힘들고 어려운 한 해를 보냈다. 우리 역시 사회적거리두기가 일상화되면서 업무에 많은 불편이 발생했다. 특히, 기관의 특성상 기업, 연구소, 대학 등 관련 기관과의 긴밀한 협력으로 추진되는 일이 많고, 각 지역특구와의 유기적인 업무관계가 중요하기 때문에 새로운 업무 방식으로의 전환이 중요했다.

다행히도 연구개발특구진흥재단은 정부의 4차산업 활성화 정책에 따라 2018년부터 클라우드 서비스의 도입 및 디지털 전환을 선제적으로 검토하고 있었다. 덕분에 코로나19 발생 초기에 클라우드 기반 화상회의를 비롯한 온라인 협업시스템을 조기에 구축해 기관 모든 업무를 비대면으로 차질 없이 추진할 수 있게 되었다.

Q3. 연구개발특구진흥재단에서 도입한 비대면 협업 시스템은?

연구개발특구진흥재단은 NHN 두레이 기반의 클라우드 서비스를 도입, 화상회의 및 업무협업 시스템을 구축해 코로나19위기에 잘 대처했다. 기관 메일서비스도 클라우드 서비스로 전면 전환했는데 정보화 인프라 자원의 효율적인 활용을 위해서다.

NHN 두레이 메뉴 화면 (출처=IT동아)

이후에 모든 업무회의 및 평가는 비대면 화상회의로 전환했다. 덕분에 꼭 사무실이 아니어도 팀원들이 협업을 손쉽게 진행할 수 있다. 도입 초기에는 업무환경 변화의 적응에 어려움이 있었지만, 지금은 잘 정착되어 원활한 업무 수행을 하고 있다.

Q4. 시스템 도입 이후 주로 이용하는 기능은 무엇이며 이를 통해 어떤 효과를 봤는가?

: 두레이 시스템은 화상회의, 메신저, 메일연동 기반 프로젝트 협업, 일정관리, 자료 공유 등의 기능을 제공하는데 대부분의 기능을 활용하고 있다, 특히 화상회의 기능과 비대면 업무협업 프로젝트 기능의 활용도가 높다. 시스템 도입 이후 가장 큰 변화라고 하면, 시간과 장소에 구애받지 않고 업무소통이 가능 해졌다는 점이다. 굳이 출장을 가지 않더라도 멀리 떨어진 곳에 있는 상대와 업무소통이 가능 해졌고, 재택근무가 일상화되었음에도 팀 및 부서간 비대면 소통을 원활히 할 수 있어 업무의 생산성과 효율성이 많이 높아졌다. 특히 업무시간과 출장비를 절약하는 효과가 눈에 띈다. 기관 전체 기준, 연간 약 17,264시간의 업무시간을 절감하는 효과가 있음을 산출했다.

화상회의 기능을 통한 원격 발표 및 평가 (출처=연구개발특구진흥재단)

그리고 우리 재단은 공공기술의 사업화를 지원하는 과정에서 현장 발표평가를 통해 지원과제를 선정한다. 이게 코로나19로 인해 어려워졌는데 화상회의 인프라를 활용해 문제를 극복했다. 그 외에 모든 부서의 회의자료 및 보고서를 취합하고 정리하는 일이 쉽지 않았는데, 지금은 담당자가 클라우드상에 양식을 올려놓으면 각 부서에서 문서를 공동 편집할 수 있어 정보 공유가 편해지고 업무 시간도 훨씬 절약할 수 있었다.

Q5. 향후 전망 및 계획이 있다면

: 4차산업 발달의 변화속에 코로나19를 기점으로 디지털 변화가 한층 빨라졌으며, 공공의 영역도 변할 수밖에 없는 상황이 되었다. 우리 역시 이런 환경변화를 빠르게 수용하고, 더 나아가 적극 디지털화를 추진했다. 공공행정의 디지털 대전환은 시대적 흐름이므로 많은 기관들이 디지털전환을 통해 업무 혁신을 가져올 것으로 기대한다. 우리는 이미 그 시작점에서 한걸음을 내딛고 있다. 뿐만 아니라 현재 재단에서 서비스하고 있는 대내외 시스템을 순차적으로 클라우드 서비스로의 전환을 추진하고 있다, 빅데이터, AI서비스를 시스템에 접목해 효율적인 행정 서비스 구현이 가능할 것이다.

다만 모든 것이 다 그렇듯 첫 술에 배 부를 수는 없다. 이전에 없던 변화를 만들기 위해서는 사전에 꼼꼼한 검토가 필요하고, 이에 대한 철저한 사전준비가 필요하다. 예를 들면, 보안문제, 예산문제, 내부공감대 형성 등을 검토해야 한다. 이러한 부분들 하나씩 해결하고 발전해 나가는 것이 우리 팀의 일이라고 생각한다.

Q6. 추가적으로 전하고자 하는 메시지가 있다면?

: 위기는 곧 기회라고 한다. 디지털화를 통해 코로나19를 극복하는 과정을 통해 대한민국 디지털산업이 한층 발전하는 계기가 되었으면 좋겠다.

이에 덧붙여 우리 연구개발특구진흥재단에 더 많이 주목해 주셨으면 좋겠다. 연구개발특구진흥재단은 우수한 공공기술 이전을 통하여 기술창업 및 기업육성을 지원한다. 공공기술을 출자하여 설립되는 연구소기업제도를 운영하고 있으며, 좋을 성과를 이미 많이 냈다. 이를테면 콜마비엔에이치, 수젠텍, 신테카바이오 등의 우수 상장기업들이 특구와 함께 성장한 대표적인 사례다. 우수기술발굴 및 이전, 기술창업 등에 관심 있는 분들은 연구개발특구진흥재단에 노크하시기 바란다.

동아닷컴 IT전문 김영우 기자 pengo@donga.com