"23개의 나이키 매장, 네이버웍스로 소통하고 업무 혁신 이뤄"

“과거에는 지점에 새로운 직원이 올 때마다 이력서를 확인하고, 입사 지원서, 등본, 초본 모두 서류로 받고 원본을 보관해야 했다. 하지만 네이버웍스와 워크플레이스를 도입한 이후부터는 거의 모든 과정이 디지털로 처리돼 원본 서류의 95%가 줄었다”

서류 작업에 있어서 디지털이 주는 편리함은 혁신에 가깝다. 하지만 디지털 기술은 인사 업무에서만 혁신을 가져다주는 게 아니라, 생산, 영업, 개발, 관리 등 모든 업무 분야의 효율성을 끌어올리고, 장기적으로는 기업의 문화와 방향까지 바꿔놓는다. 근무 지점과 업무 환경이 다양하고, 여러 직무의 근로자가 복합적으로 근무하는 유통업계에서 디지털 기술 도입이 한창인 이유다.

나이키코리아 공식 전략 파트너인 주식회사 은광(이하 은광)은 올해부터 네이버클라우드의 협업 툴 ‘네이버웍스’와 기업 관리 서비스 ‘워크플레이스’를 도입해 업무를 혁신하고, 기업 경쟁력을 끌어올리고 있다. 특히나 대규모로 인프라를 투입하는 게 아니라 협업 툴과 관리 서비스만으로도 괄목할 성과를 이루고 있다는 점에서 주목된다. 설립 30여 년에 접어든 은광은 어떤 방식으로 협업 툴을 활용하고 있을까.

네이버웍스 도입, 대화의 틀을 바꿔놓다

주식회사 은광에서 소프트웨어 및 하드웨어 개발을 총괄하고 있는 최인종 매니저. 출처=IT동아

주식회사 은광은 서울 경기 지역의 주요 상권 내 23개 매장을 운영하는 온·오프라인 복합 의류 유통 기업이다. 1992년 창업 후 지금까지 나이키 매장만 운영하고 있으며, 자체적인 물류는 물론 백화점, 몰, 로드샵 등 매장 직원과 본사 및 온라인 쇼핑몰 운영팀, 물류 전문팀 등 350여 명 이상의 다양한 직군이 근무하고 있다. 오는 9월 8일에는 롯데프리미엄아울렛 타임빌라스점에 나이키 의왕점, 10월 16일에 구 포도몰에 나이키 신림점을 오픈할 예정이며, 오프라인 매장뿐만 아니라 롯데닷컴, 롯데백화점 등을 통한 온라인 나이키 리테일도 맡으면서 사업 영역을 점차 넓혀가고 있다.

주식회사 은광의 소프트웨어 및 하드웨어 개발 등을 담당하고 있는 최인종, 맹재우 사원, 그리고 인사 및 사내 행정 지원을 맡은 HRM(Human Resource Management) 부서의 윤성미 매니저를 만나 전반적인 얘기를 들어봤다. 네이버웍스 도입에 앞서 과거 은광의 관리 체계와 소통 방식에 대해 먼저 물어봤다.

좌측부터 최인종 매니저, 맹재우 사원, 윤성미 매니저. 출처=IT동아

최 매니저는 “네이버웍스 도입 이전에는 메신저나 메일 기능 정도만 갖춘 그룹웨어를 활용했다. 비용이 굉장히 저렴하다는 장점은 있었지만 주요 임직원 혹은 대표 매장 계정 등만 사용해 모든 임직원이 참여하는 소통이 불가능했다”라며 상황을 설명했다.

덧붙여 윤 매니저는 “23개 매장에서 근무하는 임직원들이 참여할 수 없는 시스템이다 보니 카카오톡을 함께 사용했고, 그 과정에서 소통에 혼선을 빚거나 보안에 문제가 생기는 일이 빈번했다. 또 메일로 소통할 때는 개인 메일을 요구해야 해서 관리도 어려웠다”고 말했다.

직원 만족도와 편의성↑ 인사 관리도 효율화

그러던 은광이 협업 툴 ‘네이버웍스’와 기업 관리 서비스 ‘워크플레이스’를 도입한 이유는 기업 관리의 디지털화가 필요해졌기 때문이다. 윤 매니저는 “인사에 대한 전반적 기록과 구성원 정보를 한곳에서 관리할 수 있는 프로그램의 필요성이 꾸준히 제기됐고, 2020년 12월부로 네이버클라우드의 네이버웍스와 워크플레이스를 함께 도입했다“라면서 “워크플레이스 도입으로 기업 정보를 디지털화했고, 또 네이버웍스를 함께 도입해 그룹웨어를 대체했다”라고 말했다.

도입 첫날에만 전 직원의 87%가 가입하고, 이튿날에 100%가 가입할 정도로 반응은 뜨거웠다. 기존의 소통 방식은 각 매장의 점장을 통해 하향식으로 진행됐지만, 네이버웍스 도입으로 모든 직원에게 개별 전파가 가능해졌다. 모든 임직원에게 개인 메일이 제공되고, 필요에 맞는 직원들끼리 그룹을 형성해 소통할 수 있게 됐다.

윤성미 매니저가 워크플레이스에 대해 설명하고 있다. 출처=IT동아

업무 측면에서도 빠른 전파와 소통이 가능해졌다. 윤 매니저는 “은광은 23개 매장에서 매일 매출 정보와 직원 근태 현황 등을 본사와 공유하고 있는데, 과거에는 메일로 주고받아 시간이 꽤 걸렸다. 하지만 네이버웍스의 드라이브 기능으로 지점마다 파일을 올리도록 개선해 마감 시간이 50% 이상 줄었다. 특히나 누가 문서를 관리했는지도 확인할 수 있고, 메일을 정리할 필요도 없어져 많은 업무가 간소화됐다”고 말했다.

또한 직무에 따라 수시로 고객 대응, 상품 교육 등을 진행하는데, 기존에 50명씩 모아서 진행하던 게 네이버웍스의 화상회의로 대체했다. 최 매니저는 “코로나 19 이후 직원들을 한자리에 모으는 게 어려워진 와중, 화상 회의로 교육을 대체하게 됐다. 실제로 해 보니 교육 내용도 잘 전달됐고, 50명씩 하던 교육을 100~150명씩 진행할 수 있어서 교육 운영 효율도 높아졌다”라면서, “처음에는 코로나 19 예방 차원으로 진행했지만, 워낙 효율이 높아져 앞으로도 교육이나 회의는 네이버웍스로 진행할 예정이다”고 답했다.

은광의 각 지점 임직원들이 네이버웍스로 소통하고 있다. 제공=은광

아울러 전체 지점의 임직원들이 함께 소통하는 자리가 마련되면서, 임직원 화상 회의 교육이나 전체 매장의 우수 사원을 공유하는 ‘펄스 우수 칭찬 사례’ 등도 진행하고 있다. 펄스 우수 칭찬 사례는 매장에 방문한 고객이 영업 직원을 칭찬한 사례를 공지하는 사내 문화다. 그룹웨어 시절에는 관리자, 점장들만 확인할 수 있어서 호응도가 낮았지만, 지금은 모든 임직원이 공지를 볼 수 있어서 서로 칭찬하거나 공유하는 문화가 형성됐다. 직원으로서도 그만큼 더 소속감과 성취감을 느끼는 계기가 된다고 한다.

실무진이 말하는 ‘네이버웍스’, 장단점은?

최 매니저는 근무 특성상 외근이 많지만, 네이버웍스로 스케줄을 쉽게 공유할 수 있다고 말했다. 출처=IT동아

네이버웍스 도입은 분명 은광의 업무 효율에 큰 영향을 미쳤다. 실무진 입장에서 인상적인 기능으로는 어떤 것들이 있을까? 최 매니저는 캘린더 기능을 우선으로 꼽았다. 그는 “매장 시스템 관리 등으로 외근이 많은데, 네이버웍스의 캘린더에 일정을 등록하면 임직원들이 확인할 수 있어서 편리하다”라고 말했다. 맹 사원 역시 “외근이 있으면 드라이브로 파일을 업로드 해 휴대폰만으로 파일을 공유하곤 한다. 이런 부분이 업무 효율에 큰 도움이 된다”고 거들었다.

윤 매니저 역시 “매장과의 실시간 소통과 공유, 그리고 즉각적인 직원 근태 및 마감 관리가 장점이다. 직원별로 스케줄이나 회의, 알림도 세부적으로 확인할 수 있어서 좋다”라고 말했고, 인사 자료 정리나 서류 작업이 줄어든 점도 장점으로 손꼽았다. 덧붙여, 현장 업무가 많은 매니저는 무전기 기능의 도입 필요성을 피력했다. 맹재우 사원은 “매년 무전기 비용과 소모품 비용만 해도 만만치 않다. 해당 기능을 지원하면 사무와 현장 간의 소통이 훨씬 용이해질 것”이라고 말했다.

네이버웍스로 소통하고 있는 은광 임직원. 출처=IT동아

마지막으로 최 매니저는 동종 업계가 네이버웍스와 같은 협업 툴을 도입해야 발전할 것이라고 언급했다. 그는 “우리는 단순히 말만 스마트워크를 얘기하는 서비스를 선택하는 게 아니라, 정말 기업의 업무 생산성을 높일 수 있는 선택을 했다. 이미 은광은 네이버 클라우드 플랫폼의 모바일 앱과 협업 기능으로 매장 직원들의 업무 효율을 끌어올렸고, OCR(광학 문자 인식) 명함 인식이나 인공지능 통번역 등을 실제 업무에 도입하고 있다”라며, “협업 툴의 기능과 개수, 인공지능 같은 기술보다는 실제 기능들의 완성도가 어느 정도인지 확인하고 고르길 추천한다”라고 조언했다.

협업 툴 도입, 고객 경험 향상을 위한 지름길

출처=IT동아

나이키는 2000년 대 초반부터 'DTC(Direct to Consumer channels, 기업이 소비자와 직거래하는 형태)'를 통한 매출 증가를 기대하며 '소비자 직접 가속 전략'에 집중하고 있다. 디지털을 성장의 채널로 삼아 단순 시장 점유율 확보가 아닌, 전체 시장의 성장을 목표로 하고 있다.

나이키의 이러한 전략은 전략 파트너인 은광과도 유사성이 있다. 주식회사 은광의 김광주 대표이사는 평소 사람과 디지털, 커뮤니티 이 세 가지를 중요하게 생각하며, 사람을 중시하는 기업을 만들기 위해 디지털 역량을 강화하고 있다. 네이버웍스를 도입해 임직원들 간의 소통 창구를 업그레이드하고, 워크플레이스로 기업 정보를 디지털화를 이뤄내는 일련의 노력이 다 소비자와의 접근성을 끌어올리기 위한 노력인 셈이다.

동아닷컴 IT전문 남시현 기자 (shnam@donga.com)