마이크로프트 "업무 생산성 증진, 그게 협업툴의 본질입니다"

글로벌 시장조사업체 가트너가 전 세계 직장인을 대상으로 조사한 결과, 협업툴을 사용하는 직장인은 2019년 55%에서 2021년엔 79%로 증가했다. 지난해 글로벌 협업툴 시장규모는 약 472억 달러(약 56조 원)에 달하며, 매년 12.7%씩 성장해 2026년에는 858억 달러(약 103조 원)에 육박할 것으로 전망된다(마켓앤마켓 조사). 국내 시장 규모는 4000~5000억 원으로 추산된다.

협업툴 시장의 성장은 코로나19 특수로만 설명할 수 있을까? 비대면 근무가 정착하면서 소통을 위해 협업툴을 도입해야 했던 요인은 분명히 존재한다. 하지만, 관계자들은 직원들이 대면 근무로 복귀하더라도 현재 자리를 잡기 시작한 협업툴이 유용하게 쓰일 것이라고 말한다. 이유가 뭘까? 협업툴 ‘로켓워크’를 개발한 마이크로프트의 최혁수 대표는 이렇게 말한다.

“협업툴은 생산성을 증대하기 위한 도구이기 때문이다”

마이크로프트의 최혁수 대표(인터뷰 중에는 마스크를 착용했으나, 사진 촬영을 위해서 마스크를 잠시 벗은 상황이다), 출처=IT동아

ㅡ회사와 본인에 대한 소개 부탁한다.

“마이크로프트의 최혁수 대표라고 한다. 마이크로프트는 ‘로켓워크’라는 협업툴을 개발한 3년 차 스타트업이다. 협업툴이라는 분량이 큰 아이템을 준비하다 보니 지난 2월 말에 서비스를 런칭했다”

ㅡ협업툴 시장엔 상당히 굵직굵직한 경쟁자들이 있다. 경쟁이 쉽지 않을 거 같은데, 왜 협업툴을 사업 아이템으로 선택했는지 이유를 듣고 싶다.

“사람들이 협업툴을 찾는 이유는 협업을 할 때 업무 효율성 높이고 싶어하기 때문이다. 나도 사업을 여러 번 하면서, ‘협업툴을 통해 업무 생산성이 정말 올라갔는지’를 고민했었다. 결론은 ‘지금 방식의 협업툴로는 생산성을 높이기 어렵다’였다. 물론, 로켓워크가 개발이 끝난 마스터피스란 뜻은 아니다. 그럼에도, 기존의 비효율성을 상당 부분 개선했다”

ㅡ현재 상용화된 협업툴이 비효율적이라고 보는 건가?

“일반적인 업무 현장을 예로 들어보겠다. 과거엔 일을 할 때 주로 메일을 썼다. 지금은 더 빠른 커뮤니케이션이 가능한 메신저 방식의 협업툴을 주로 쓴다. 문제는 커뮤니케이션이 너무 빨라졌고, 메시지가 과도하게 많이 온다는 거다. 일에 집중해야 하는데 옆에서 ‘그 일 언제 끝내?’ ‘A 프로젝트와 관련된 자료 보내줘’ 이러면서 계속 응대를 요구하는 상황이다. 심지어 X에게 보고했던 내용을 Y에게 다시 보고하고, 이미 X에게 보고한 사항을 또 X에게 보고하는 비효율적인 상황이 펼쳐지고 있다”

ㅡ메신저 형태의 협업툴이 아닌 다른 방식이 필요하다는 건가?

“이미 글로벌 시장에선 메신저 형태에 대한 피로감이 상당히 누적됐고, 새로운 패러다임이 등장하고 있다. 마이크로프트도 메신저 그다음의 패러다임이 무엇일지 고민했다. 로켓워크의 가장 큰 특징은 하버드대학의 마이클포터 교수가 주장한 밸류체인 개념을 업무 단위로 적용했다는 것이다. 덕분에 전체적인 업무 프로세스를 한눈에 모니터링할 수 있고, 실시간으로 자원 배분을 결정할 수 있게 됐다”

마이클포터 교수가 주장한 ‘밸류체인(가치사슬)’은 제품의 개념을 설계하는 단계부터 소비자에게 제품 및 서비스를 전달하기까지 고객의 욕구를 충족하는 전체 과정을 말한다. 이때 중요한 것은 고객이 원하는 게 무엇인지 포착해 이를 가치사슬 과정에 적절하게 반영하는 것이다. 로켓워크가 밸류체인을 적용한 이유는 회사 업무의 전체 과정을 도식화하고, 이에 따라 각 과정의 진행상황을 관리할 수 있도록 하기 위해서다.

실제 업무와 관련된 내용이기 때문에 필요한 부분엔 모자이크 처리를 했다, 출처=마이크로프트

기본적인 화면 구성은 개인별로 조정할 수 있으니, 본인의 업무를 한눈에 볼 수 있는 방식으로 구성하면 된다. 각각의 그룹에는 해당 업무와 관련된 사람을 구성원으로 초대할 수 있다. 기존 협업툴이 회사 내부 커뮤니케이션을 위한 도구였다면, 로켓워크는 외부인과도 소통이 가능하다는 것이 강점이다. 협업툴이 내부 커뮤니케이션 툴로만 이용되는 이유는 회사마다 도입한 솔루션이 다르기 때문이다. A라는 협업툴을 도입했다면 B협업툴을 도입한 회사와는 협업툴로 소통하지 못한다. 대부분의 직장인은 협력사 직원과 메일이나 카카오톡 같은 메신저로 업무를 진행한다. 로켓워크는 라이선스를 구매할 필요 없이 무료로 이용할 수 있는 웹 기반 서비스다. 협업회사에서 어떤 협업툴을 쓰는지 관계없이 로켓워크로 소통이 가능하다.

단계별로 그 밑에 카드를 설정해 업무와 관련된 내용을 정리할 수 있다, 출처=마이크로프트

각각의 그룹에선 위 사진처럼 정해진 업무의 프로세스를 도식화할 수 있다. 단계별로 그 아래엔 업무 내용을 적은 카드를 만들 수 있는데, 각 카드엔 업무 내용을 적거나 영상, 문서, 참고자료나 결과물 등을 업로드하면 된다. 그룹에 새롭게 참여한 사람은 카드에 적힌 내용을 확인하면서 기존에 진행됐던 프로젝트 상황을 전달받을 수 있다. 일종의 공지사항과 같은 개념이라고 생각하면 된다. 이렇게 업무 관련 사항을 카드에 정리하면, 자료나 대화 메시지가 필요할 때마다 메신저창이나 메일함을 찾지 않아도 된다. 업무 내용을 정리한 카드는 외부인 혹은 회사 내 다른 직원에게 그대로 공유할 수도 있다.

출처=마이크로프트

마케팅을 위한 콘텐츠 제작 업무를 예로 들어보자. 업무 프로세스는 크게 1)콘텐츠 제작 소스 정리, 2)디벨로핑, 3)디자인 업무, 4)출판 완료 네 가지로 구성된다. 1)단계에선 일종의 브레인스토밍처럼 다양한 아이디어를 기록해둘 수 있다. 2)디벨로핑 단계에선 콘텐츠 소스를 구체적으로 기획한 뒤 3) 디자이너에게 넘기면 된다. 이때 콘텐츠 기획 내용을 적은 카드를 디자이너에게 바로 전달할 수 있다. 마지막으로, 4)디자이너의 작업이 끝난 뒤 출판한 콘텐츠의 자료를 올리면 된다. 이렇게 단계별로 업무 프로세스가 조직화되면 어떤 업무에 누가 참여했으며, 진행 상황은 어떻게 되는지를 확인할 수 있다.

ㅡ협력사가 도입한 협업툴이 무엇인지와 관계없이 로켓워크를 통해서 소통이 가능하다는 게 인상적이다.

“아직까지 비즈니스의 기본은 메일이다. 로켓워크 채팅창에서도 메시지를 보낼 수 있지만, 상대방이 이를 매번 제때 확인할 수는 없을 것이다. 로켓워크 기능 중 하나가 상대방이 등록한 메일로 전달사항을 전송할 수 있다는 것이다. 메신저로 보낸 메시지나 특정 카드를 메일로 보내는 거다. 전송된 메일을 누르면 관련 창이 뜨는데, 내용 확인과 더불어 필요한 자료를 그 메일 화면에서 업로드 할 수 있다. 로켓워크는 ‘A를 쓰니까 B를 쓰지 않는다’는 개념이 아니다. 다른 협업툴을 사용하면서 로켓워크를 보조로 쓸 수도 있다. 협업툴이 기존 인프라와 연동될 경우 새로운 협업툴을 이용하기도 쉽지 않아서 글로벌 협업툴과의 동기화도 계획 중이다”

ㅡ코로나19 이후의 협업툴은 어떨까? 그 이후로도 협업툴의 필요성은 그대로 유지될 거라고 보는지 궁금하다.

“코로나19 초기엔 다들 원격회의를 했지만, 현재 많은 기업이 대면 회의로 돌아왔다. 다만, 이 협업툴의 목적은 업무 생산성을 높이는 것이기 때문에 ‘대면/비대면’이란 이분법을 뛰어넘는다. 대면 상황에서도 정말 필요한 회의는 말로 하고, 그 외의 업무는 로켓워크의 카드 협업툴로 더 효과적으로 소통할 수 있다”

ㅡ개인적으로 스케줄을 관리하는 도구로 사용해도 될 거 같다.

로켓워크를 수업에 활용한 모습, 출처=마이크로프트

“그렇다. 로켓워크를 이용하는 사람들을 보면 개인 스케줄 관리 용도로도 쓰더라. 실제로 수업에 로켓워크를 도입한 대학교수도 학생 관리에 정말 좋았다고 말했다. 학생들에게 공지사항을 전달하거나, 과제 제출 현황도 바로 확인할 수 있기 때문이다. 카드를 보면 자료 제출자와 미제출자가 표시된다. 수업 조교에게 카드 내용을 그대로 전달할 수 있는 것도 좋다고 했다”

ㅡ서비스를 무료로 제공하고 있다고 했다. 수익모델은 어떻게 되는 것인가?

“우선, 많은 이용자가 로켓워크라는 울타리에 들어오게 하는 게 최종 목표다. 여기서 자연스럽게 고도화된 기능을 추가하는 유료 멤버십이 가능할 것이라고 본다. 회사든 개인이든 고도화된 기능을 원하는 순간은 당연히 온다. 솔루션마다 특화된 기능이 달라서 여러 개의 협업툴을 도입한 기업이 많다. 스타트업이 사용하는 협업툴이 통상 7~8개가 되는 현상이 오는 거다. 이건 미국에서 실제로 일어난 일이다. 이런 일이 일어나지 않도록 로켓워크에서 고도화된 기능을 추가할 계획이다”

ㅡ창업을 여러 번 했다고 들었다.

“그렇다. 그 전에 창업을 네 번 했다. 다양한 분야에서 사업을 했지만, 핵심은 기획이었다. 기획이란 전체를 분석해서 가장 최적화된 모델을 설계하는 일이다. 대표적으로 기획했던 사업이 웨딩홀이다. ‘사람들이 꿈꾸는 파티 같은 웨딩’이란 컨셉의 웨딩홀로 지금도 방송에 간혹 나오는 장소다. 여기서 결혼하는 사람 대부분이 외국인이다. 한국에서 고향에서처럼 결혼을 할 수 있다는 생각을 못 했다고 하더라. 그 저택이 외진 곳에 있어 유동인구가 많지 않다는 점에서 착안한 컨셉이다. 사람들이 직접 이곳을 방문하도록 유도한 것이다.

그런 기획을 할 수 있던 이유가 내가 웨딩 쪽에서 일한 경험이 없기 때문이라고 생각한다. 그 분야를 잘 모르니까 기존과는 다른 시각으로 기획을 할 수 있었다. 사업을 할 때 철학이 ‘그 전과는 다른 분야에서 창업을 하자’이다. 새롭고 다양한 시각을 유지하기 위해서다. 물론, 깊은 고민을 하려면 정말 많은 분야의 지식을 갖춰야 한다. 그만큼 공부도 열심히 한다”

ㅡ좋은 기획자 밑에서 일하는 사람은 고달프다(웃음). 직원들은 열정적인 기획자와 걸음을 잘 맞추는 편인가?

“연봉 같은 객관적인 조건만 보면 꼭 우리 회사에서 일할 이유는 없다. 지금 개발자들 연봉이 얼마나 높아졌나. 하지만, 마이크로프트의 개발자 퇴사율은 0%다. 그 이유는 우리가 함께 비전을 공유하고 실행한다는 것이 아닐까? 그래서 직원들도 열심히 함께 일한다”

동아닷컴 IT전문 정연호 기자 (hoho@itdonga.com)