[우노선생의 엑셀스쿨]<11>DB도구 더욱 정교하게

데이터베이스라고 하면 무언가 전문가들만 사용하는 것으로 안다. 큰 기업이나 단체에서 사용하는 것으로 생각하고, 개인 용도로는 감이 잘 오지 않는다.

그러나 데이터베이스는 별것이 아니다. 정보를 수집하여 체계적으로 보관하고, 보관된 정보를 다양한 기준에 따라 꺼내볼 수 있도록 해놓은 게 데이터베이스다. 데이터베이스를 사용하면 과거 일을 분석할 수도 있고, 미래를 예측할 수도 있다. 모여 있는 여러 가지 데이터를 다르게 짜깁기하면 또 다른 새로운 정보가 탄생하기도 한다.

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사람은 살면서 누구나 자의든 타의든 데이터가 쌓이게 마련이다. 단지 이 자료들을 적극적으로 관리하느냐, 못하느냐에 따라 데이터베이스가 있고 없고가 결정된다.

지난주에 만든 영어 단어장은 데이터베이스의 한 예이다. 엑셀을 활용해 데이터베이스를 만들어 놓고 특정 값을 찾기도 하고, 그 값과 관련된 다른 값을 보이게도, 안 보이게도 할 수 있는 기능을 만들어봤다.

이번주에는 지난주의 내용을 일부 수정하고 몇 개의 기능을 추가하여 보다 정교한 데이터베이스 도구를 만들어 보자.

지난주에 만든 단어장에서는 엑셀의 자동계산(F9)기능을 이용, RAND(Random) 함수가 의도하지 않은 일을 발생시키는 것을 경험했다. 이번 예제파일에서는 RAND함수를 만드는 행번호를 ‘콤보상자’에서 발생하는 번호로 바꿔서 자동재계산의 영향을 없앴다.

즉, 한 단어와 관련된 △뜻 △동의어 △예문을 마우스로 선택하도록 만들었으며 각각의 학습효과를 높이기 위해 각각의 항목을 보이게 할 수도, 숨길 수도 있도록 했다(그림).

예를 들어 ‘validate’라는 단어를 마우스로 선택한 뒤, 옆의 창에서 ‘예문’을 선택하면 미리 입력해 놓은 ‘validate a claim’을 아래 창에 보이게 하는 것이다.

인터넷(www.excelschool.co.kr)에서 예제파일을 다운로드해 뜯어보면, 일기장 스케줄 명함관리 등의 도구로 변형시킬 수 있는 가능성을 발견할 수 있다.

예를 들어 명함으로 만들면 사람이름을 클릭한 뒤, 선택적으로 회사나 연락처 회사주소 등을 보이게 할 수도 있을 것이다.

컴퓨터교육 전문가 uno21@uno21.com