[우노선생의 엑셀스쿨]<16>표준화 안되면 헛고생

정보화는 다른 말로 표준화라고 할 수 있다.

쏟아지는 정보를 같은 유형끼리 일정한 형식에 맞춰 효율적으로 사용해야 한다. 업무뿐 아니라 일상생활의 모든 것에서 이런 정보화와 표준화가 이뤄져야 한다.

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갓 설립된 회사는 업무의 흐름을 표준화시키지 못한다. 그러나 회사가 점차 나이(?)를 먹어 가면 업무의 표준화가 정착되고 그만큼 효율과 생산성이 높아진다. 이런 표준화 작업을 하지 않고 나이만 먹어가는 회사는 얼마 못 가서 쓰러진다.

고객의 이름을 하나 입력하는데도 표준화가 안 되면 작업의 효율뿐 아니라 회사의 경쟁력도 떨어지는 것이다.

‘홍길동’ ‘Hong Gildong’ ‘Gil Dong Hong’ 등 제멋대로 입력한 이름들은 비(非)표준화의 대표적인 사례다.

이름이 외자이거나 성이 두 자인 경우도 있지만 변명이 되지 않는다. 성과 이름을 하나하나 수작업으로 고치고 있는 사람이라면 주5일 근무제도 요구할 수 없다. 주5일 근무의 자격을 얻으려면 생산성을 높여야 한다.

우선 Trim함수로 이름의 앞뒤에 잘못 입력했을지 모를 빈 문자들을 정리한다(그림1 참고). 다음엔 SUBSTITUTE함수로 중간에 불규칙하게 입력된 빈 문자들을 없앤다. 두 함수를 사용하고 나면 이름 문자 중간의 빈 문자는 없어지고 앞뒤의 빈 문자들도 압축 정리된다. 그 결과를 LEFT함수로 성을 떼어낸 뒤 이것에 빈 문자를 하나 붙이고 이름을 붙인다. 이렇게 하나하나 일을 한 함수들을 ‘그림2’와 같이 하나의 수식으로 정리한다.

초보님들이 처음부터 한꺼번에 조합된 수식을 짜려면 어지럽다. 하지만 하나하나 함수별로 수식을 만들어 확인한 뒤 조합해 만들다 보면 생각보다 어렵지 않다는 것을 알게 된다. 그런데 앞에서 말했듯이 우리나라 사람들의 이름은 세 자만 있는 것이 아니다. 최근엔 부모의 성을 모두 사용하는 사람도 있고 또 한글 이름을 이용해 이름과 성이 다섯, 여섯 자가 되는 사람도 있다.

하지만 함수 몇 개만 더 추가하면 이런 이름들도 금세 정보화, 표준화된다. 더운 날씨에 함수들을 요리조리 조합하다 보면 업무의 생산성이 어떻게 높아지는지 직접 확인할 수 있다. 엑셀을 통해 점차 쉬워지는 업무. 이보다 시원한 일이 어디 있으랴.

보다 자세한 내용은 엑셀 스쿨(www.excelschool.co.kr)에서 확인할 수 있다.

우노 컴퓨터교육전문가 uno21@uno21.com