아파트 관리업무 종이문서 사라진다

서울시, 전자결재시스템 내년 구축
공사 서류-점검일지 등 전자문서화

서울시가 아파트 관리비 관련 서류나 시설 점검일지처럼 아파트에서 생산, 관리되는 모든 종이문서를 다루는 디지털 시스템을 구축하기로 했다. 아파트 관련 정보가 투명하게 공개되고 저장돼 방대한 문서를 관리하면서 발생하는 비효율과 관련 분쟁이 줄어들 것으로 기대된다.

서울시는 아파트 관련 문서의 생산부터 결재, 보관, 입주민 공개까지 모든 단계가 한 번에 이뤄지는 아파트 전용 전자결재시스템 ‘에스-아파트(S-apt) 플랫폼’을 내년 6월까지 전국 최초로 구축한다고 20일 밝혔다. 류훈 서울시 주택건축본부장은 “S-apt 플랫폼은 그동안 요구된 입주민의 알 권리를 충족시켜서 아파트 내 분쟁을 줄이고 비리를 사전 예방하는 데 도움을 줄 것”이라고 말했다.

S-apt 플랫폼은 크게 전자결재시스템과 전자문서공개시스템으로 나뉜다. 전자결재시스템은 그동안 아파트 관리사무소에서 수작업으로 만든 관리비 서류와 공사·용역 서류, 점검일지 등을 전자문서로 만든다. 이렇게 정리된 전자문서를 홈페이지 등에 게시해 손쉽게 찾아볼 수 있게 하는 게 전자문서공개시스템이다. 플랫폼에는 지진 화재 태풍 황사 폭염 미세먼지 등 재난이 발생했을 때 경보하는 기능도 포함된다. 관리비 자동 결제 같은 부가 기능도 추가될 예정이다.

서울시는 올해 초 ‘서울특별시 공동주택관리규약준칙’을 고쳐 2021년부터 150가구 이상이 거주하고 엘리베이터가 있는 아파트단지는 전자결재시스템 사용을 의무화했다. 의무 사용 대상이 아닌 아파트단지도 신청하면 이용할 수 있다. 서울시는 내년 7월부터 가칭 ‘S-apt 플랫폼 지원센터’를 운영해 아파트 관리사무소장, 입주자대표 등에게 교육도 실시한다.

한우신 기자 hanwshin@donga.com