[정부문서 기록관리 바꾼다]회의메모-e메일까지 보존

《조선왕조실록을 갖고 있는 등 찬란한 기록문화를 자랑하던 한국. 그러나 20세기 이후 일제강점기와 독재시대를 거치면서 우리의 기록문화는 후진국으로 전락했다. 참여정부가 이런 기록관리시스템을 획기적으로 바꾸기 위해 나섰다. 이를 통해 행정의 효율성을 높이고 나아가 국가의 경쟁력을 높이려는 것이다. 정부의 이번 구상은 총체적이고 근본적인 개편이라는 점에서 이전과 크게 다르다.》

▽어떻게 바뀌나=정부의 기록관리시스템 혁신은 기록 대상 및 관리기간, 정보공개의 확대와 이를 위한 인프라 구축 등 크게 4가지로 요약된다.

먼저 예전과 달리 문서번호가 매겨지는 협의의 공문서뿐 아니라 회의록, 메모, 녹취테이프 등 공무원의 ‘공적(公的) 행위’가 모두 기록된다.

특히 정책 시행을 위한 결재문서는 의사결정과정에 참여한 모든 사람의 의견이 문서관리카드의 ‘경로부(經路簿)’에 기재되며 상급자의 지시와 이행 여부도 모두 기록된다.

이전엔 결재된 최종 문서만 남기고 나머지는 대부분 폐기, 후임자나 국민이 정책결정 과정에서 논의된 토의내용을 전혀 알 수 없었다.

또 ‘물과 기름’처럼 분리돼 별개로 수행되던 문서의 작성 및 활용(업무수행 단계)과 보존, 공개 및 폐기(기록관리 단계)가 하나로 연결돼 기록관리의 시점이 업무수행의 완료 단계에서 공무원이 문서를 작성한 순간으로 앞당겨진다. 공무원 전체가 ‘사초(史草)’를 쓰는 ‘사가(史家)’로 변신하는 셈이다.

문서 공개의 방향도 ‘최소 생산’과 ‘최소 공개’에서 ‘공적행위의 100% 기록화’와 ‘가급적 전면 공개’로 바뀐다.

이에 따라 개별적, 소극적으로 이뤄지던 정보공개도 투명하고도 일관성 있는 비밀해제 기준에 따른 자동공개, 적극공개로 바뀌어 공개 범위가 대폭 확대된다.

정보 공개를 위한 심의, 결정에 국민이 직접 참여하는 방안도 추진된다.

기록관리 혁신을 위한 인프라도 함께 구축된다.

정부는 ‘공공기관의 기록물 관리에 관한 법률’ 등 법령을 재정비하는 한편 기록물 분류 기준표를 선진국의 틀에 맞게 재조정할 계획이다. 또 업무 수행과 기록 관리의 전산시스템을 일원화하는 동시에 전 행정기관에 기록관리를 전문적으로 담당하는 기록연구사를 배치할 계획이다.

▽기록관리 혁신 왜 하나=정부가 기록관리 혁신을 통해 이루고자 하는 것은 무엇보다도 행정의 투명성을 높이고 책임을 분명히 해 국민의 신뢰도를 높이는 것이다.

정책의 입안과 결정, 수행과정에 참여한 공무원의 모든 공공행위를 기록으로 남기면 행정이 투명해지지 않을 수 없고, 각자가 이에 대한 책임을 지지 않을 수 없다는 것이다.

또 국가의 중대한 이익이나 기업의 이해관계, 개인의 프라이버시를 침해하지 않는 정보는 가급적 공개함으로써 정부와 정책에 대한 국민의 신뢰도를 높이자는 뜻도 포함돼 있다.

▽추진 주체와 일정=이번 혁신은 청와대와 전문위원회, 행정부처 등이 ‘3위 일체’가 돼 추진하고 있다. 혁신의 진앙은 청와대다.

대통령비서실의 ‘업무 및 기록관리혁신 태스크포스’는 이미 문서관리시스템을 혁신할 ‘문서관리카드’를 새롭게 고안했다. 조만간 기록관리 시스템도 국제표준에 맞게 개발할 예정이다.

핵심 주체인 전문위는 청와대에서 개발한 새로운 시스템을 기초로 중앙행정부처에 맞게 시스템을 재조정해 전 부처로 확산시키는 작업을 맡고 있다.

전문위는 올해 6월까지 국제기록물분류 기준표에 맞는 업무 및 기록 분류 가이드라인과 새로운 기록관리시스템을 마련할 예정이다.

행자부 내 기획단은 세부 과제별로 실천방안을 마련해 부처별로 점검하는 일을 맡고 있다.

이들 3개 기관은 올해 상반기 중 새 기록관리시스템을 개발해 행자부의 시범 실시(올해 하반기)와 전 중앙행정부처의 확대 실시(내년 상반기)를 거쳐 2007년엔 지자체와 입법, 사법부를 포함한 708개 일선 행정기관에서 전면 실시할 방침이다.

하종대 기자 orionha@donga.com