회의실에 타이머 놨더니… 직원 만족도 ‘UP’

회의시간 줄이고 보고서 간소화… 기업들 ‘스마트 회의’ 도입 확산

지난해 고용노동부가 배포한 ‘근무혁신 10대 제안 실천방안 매뉴얼’에 따르면 근로자 10명 가운데 7명은 불필요한 회의가 많다고 느끼고 있다. 불필요한 시간낭비를 막으려면 비생산적 보고를 최소화하는 동시에 회의 목적과 소요시간을 명확히 하는 스마트한 회의 도입이 시급하다.

네이버는 지난해 회의실에 타이머를 설치하고 최소 인원만 회의에 참석하는 ‘스마트 미팅 캠페인’을 실시했다. 이후 10개월 뒤 회의가 8%가량 줄어들었고, 직원들의 회의 만족도는 64.8%로 캠페인 시행 전(58.1%)보다 높아졌다.

불명확한 업무지시와 기존 보고방식도 ‘업무혁신’의 대상이다. 고용부 매뉴얼에 따르면 근무시간 중 형식적이거나 비생산적 보고를 위해 보내는 시간이 전체 근무시간의 31%에 이른다. 대면 보고를 최소화하고 전체 내용이 담긴 완벽한 보고서보다 키워드 중심의 간단 보고서로 보고 형식을 바꿔야 한다는 지적이 나온다.

보고서를 1, 2장으로 줄인 현대카드는 회의시간을 줄였을 뿐 아니라 인쇄용지와 잉크 절약 효과를 동시에 보고 있다. 지난해 주 35시간 근무제를 도입한 신세계는 회의시간을 기존 2시간 이상에서 1시간 이내로 줄였다. 신세계그룹 관계자는 “불필요한 회의가 줄어들면서 중요 업무에 집중할 수 있는 시간이 늘어나 업무 효율성이 높아지고 있다”고 말했다.

강승현 기자 byhuman@donga.com