[워라밸]‘스마트 보고’ 도입, 업무 효율성 강화

현대차 스마트데이, 초과근무 지양
문서자산화 구축해 협업 체계화하는 등 기업문화 혁신 앞장

현대자동차그룹은 빠르게 변화하는 글로벌 자동차 산업에 대한 선제적 대응과 고객 니즈의 신속한 파악, 임직원들의 효율적인 업무수행을 위해 ‘소통’과 ‘스마트’를 키워드로 기업문화 혁신에 앞장서고 있다.

현대차는 더욱 효율적인 업무환경 조성을 위해 2012년부터 ‘워크 스마트’ 캠페인을 시행하고 있다. 먼저 현대차는 ‘문서자산화’를 통해 업무 시 생성되는 모든 문서 자산을 회사 중앙 서버에 저장하고 체계적으로 관리함으로써 전사 지식을 자산화하고 지적자산의 보안을 강화하는 한편 팀원 간 및 팀간 협업 프로세스를 체계화하는 업무생산성 향상을 이루게 됐다.

이와 함께 현대차는 일하는 방식에 있어서도 글로벌 기업에 걸맞는 효율적인 의사결정 구조를 마련하고자 회의, 문서작성, 업무지시, 보고, 결재 등에서 전사적인 프로세스 가이드라인을 제시하고 있으며 이를 기반으로 간결하고 효율적인 업무 프로세스에 대한 임직원 교육을 이어오고 있다.

2016년 8월부터는 전산을 통해 핵심 위주의 간결한 보고서를 작성, 상신, 결재까지 완료하는 ‘스마트 보고’를 본사, 연구소, 공장 등 전사적으로 확대키로 했다. ‘스마트 보고’는 각 팀 팀장 자리에 설치된 스탠딩 데스크와 보고용 모니터를 활용해 서면보고와 전자보고의 이중 결재를 막아 업무효율성 증대 및 종이 등 원가절감 효과와 함께 팀원 간 보고서에 대한 소통과 협업을 강화할 수 있게 하는 시스템이다.

또 현대차는 스마트한 그룹문화 확산의 일환으로 2015년 1월부터 매주 수요일 ‘스마트데이’를 실시해 삶의 질과 생산성을 모두 높이고 있다. 불필요한 초과 근무를 피하고 직원들의 복지 및 사기 증진을 위한 ‘스마트데이‘는 업무 생산성 향상에도 긍정적인 효과를 거두고 있어 임직원들의 큰 호응을 얻고 있다.

현대차는 오전 9∼11시, 오후 2∼4시를 ‘업무집중시간’으로 지정해 불필요한 회의나 티타임을 지양하고, 임직원의 업무 생산성과 몰입도를 동시에 높일 수 있도록 하고 있다. 스마트데이의 실질적인 적용을 위해 사내 식당 석식 미제공, 통근 버스 시간대 변경, 오후 6시 30분 이후 사무용 컴퓨터 전원 차단 등 다양한 실천 방안을 마련했고, 사내 시스템 분석 및 임직원 설문을 활용해 지속적으로 모니터링 하고 있다.

김성규 기자 sunggyu@donga.com