코로나 19가 확산하기 이전만 하더라도 웨비나(Webinar)라는 단어는 마케팅이나 전시업계에서나 주로 사용하는 용어였다. 웨비나는 웹+세미나의 합성어로, 인터넷을 활용한 화상 회의나 음성 채팅 등을 기반으로 세미나를 진행한다는 의미인데, 전시장소를 빌려 개최되는 전시 행사에 밀려 소규모 행사에 주로 사용되던 방식이다. 하지만 코로나 19 확산으로 전시 행사 개최가 사실상 불가능해지자, 거의 모든 기업이 전시행사를 웨비나로 대체하기 시작했다. 전시 행사를 못하더라도, 행사의 목적인 제품 소개나 교육을 진행하지 않을 순 없기 때문이다.
웨비나는 웹+세미나의 합성어로, 인터넷을 활용해 세미나를 개최하는 활동을 말한다. 출처=셔터스톡
그렇다보니, 코로나 19 확산 초기에는 대다수 기업이 웨비나 인프라 미비나 진행 오류 등으로 혼란스러웠지만, 확산 1년이 지난 지금은 대다수 기업이 웨비나를 활용해 기존 전시 행사의 목표를 달성해나가는 상황이다. 웨비나의 가장 큰 장점은 불특정 다수가 공간적 제약 없이 참여할 수 있고, 주최 측이 전달하고자 하는 내용을 명확하게 전달할 수 있다는 게 매력이다. 대면을 통한 정보 교류가 제한된다는 단점도 있지만, 사회적 거리두기를 실천하면서 정보를 전달한다는 데 의의를 둬야 한다. 한국후지제록스 역시 지난 9월부터 직장인 및 인쇄 기업 을 대상으로 비대면 시대에 맞는 웨비나를 이어오고 있는데, 한국후지제록스의 사례를 예시로 기업의 웨비나 사례를 짚어본다.
흔히 한국후지제록스를 인쇄기업으로 알고 있는 소비자가 많지만, 한국후지제록스는 오피스 프로덕트 및 프린터를 포함해 클라우드와 오피스 솔루션 등 사무용 소프트웨어 개발부터 기업 환경에 대한 최적화된 문서 솔루션 및 서비스 컨설팅, 상업 인쇄·출판 등 전문 인쇄시장의 그래픽 커뮤니케이션 서비스까지 복합적으로 제공하고 있는 종합 오피스 솔루션 기업이다. 오는 4월에는 한국후지필름비즈니스이노베이션으로 회사명을 변경해 주력인 오피스 사업을 포함한 사업 영역을 더욱 확대할 예정이다.
후지제록스의 기업보안 솔루션 씨큐허브, 인쇄를 넘어 사무 종합 솔루션으로 나아가는 중이다. 출처=후지제록스
한국후지제록스가 지난 9월부터 월 1~2회씩 웨비나를 진행하는 배경으로는 코로나 19로 재택근무에 돌입한 기관과 기업이 증가하면서, 재택 및 모바일 등 원격 근무환경에서 발생할 수 있는 정보 유출이나 스마트 오피스 솔루션 등에 대한 직장인 및 소비자 관심이 증가한 데 따른다. 현재 웨비나는 웨비나 전문 중계 플랫폼인 올쇼TV(allshowTV)를 통해 진행되고 있으며, 지난 9월부터 진행된 웨비나부터 올해 2월 진행된 최신 웨비나까지 모두 다시 보기를 지원하고 있으며, 매달 주제가 바뀌고 있다.
'포스트 코로나 시대, 중소기업에 반드시 필요한 오피스 솔루션은?'을 주제로 진행된 후지제록스 웨비나. 출처=후지제록스
한국후지제록스 솔루션 마케팅팀 윤민형 과장이 RPA 도입 사례에 대해 발표하고 있다. 출처=후지제록스
10월과 11월에는 RPA와 스마트보드, 그리고 페이퍼리스 업무 환경에 대한 웨비나가 진행됐다. RPA란, 로봇 프로세스 자동화(Robotic Process Automation)의 약자로 특정 알고리즘을 제작해 단순 반복 업무 등을 자동으로 전환하는 소프트웨어 형태의 기술이다. 웨비나에서는 한국후지제록스의 '코팩스 카포우'라는 RPA 솔루션을 기반으로 구매 견적서 문서 업무 자동화나 총무 과태료 문서 업무, 금융 신용 정보 관리 업무 등 어려운 작업을 자동화한 예시를 선보여 실무자들의 이목을 끌었다.
아울러 화상회의 및 업무 효율성 강화를 위한 뉴라인 시리즈의 스마트보드 소개도 이어졌다. 이날 웨비나에서는 스마트보드의 하드웨어 및 운영체제, 문서 공유, 원격 회의 주재 등 다양한 활용도는 물론, 산업별 용도나 기능까지 차례차례 소개됐는데, 최근 제품 전시에 대한 제약을 해결할만한 좋은 소개라 할 수 있다.
스캔 딜리버리를 활용한 문서 처리 자동화를 설명하고 있다. 출처=후지제록스
후지제록스 웨비나를 통해 실시간으로 질의응답에 참여하고 있다. 출처=IT동아
올해 들어서는 그룹웨어와 출력물 보안 관리 솔루션 소개, 그리고 컬러 디지털 인쇄기 버산트i 시리즈를 통한 업무 환경의 고도화와 관련된 웨비나가 진행됐다. 1월 22일 진행된 그룹웨어와 복합기 관련 웨비나는 더존비즈온의 그룹웨어(비즈박스 알파)와 한국후지제록스의 스마트 복합기를 연계해 종이 문서 영역의 보안 향상과 프로세스 개선, 비용 절감 등을 실현할 수 있는 사례를 선보였으며, 2월 4일 진행된 웨비나는 옵셋 인쇄기에서만 구현됐던 공기 흡입 급지대를 갖춘 신제품인 버산트i 시리즈의 제품 소개 및 실사용 테스트, Q&A 세션 등을 통해 제품을 소개했다. 한국후지제록스는 오는 3월에도 관련 세미나를 준비할 예정이다.
코로나 19로 늘어난 웨비나, 건설적인데다 보는 재미도 쏠쏠
코로나 19로 인해 많은 기업이 전시 행사를 웨비나로 전환하면서, 실무자들의 참여도 한층 수월해진 모습이다. 특히 한국후지제록스의 웨비나처럼 대다수 기업 웨비나는 사전예약이나 당일 참여가 가능하고, 또 무료로 진행되거나 다시보기를 지원하는 경우가 많아 본인 직군에 도움이 될 만한 정보도 쉽게 찾을 수 있다.
아울러 현재 체험하거나 확인하기 어려운 신제품 정보도 일목요연하게 확인할 수 있고, 관계자를 통한 질의응답도 진행할 수 있다는 점에서 참여할만한 가치가 높다. 이처럼 웨비나를 통한 정보 공개나 제품 소개는 코로나 19를 계기로 새로운 표준으로 인정받고 있으며, 향후 코로나 19가 종식되더라도 꾸준히 진행될 것으로 본다. 그때쯤 되면 본인에게 맞는 웨비나를 찾아보는 것도 잘나가는 직장인의 소양이 되지 않을까.
동아닷컴 IT전문 남시현 기자 (shnam@donga.com)