DGB캐피탈의 협업툴 도입기, "플로우 도입하자 그 많던 대면회의 사라졌죠"

흔히 금융사의 업무 문화는 보수적이고 경직돼 있다는 선입견이 있지만, 모든 조직이 그런 것은 아니다. 오히려 금융사들은 특유의 자본력과 IT 친화력을 앞세워 다른 업계보다 빠르게 인공지능이나 챗봇, RPA(로봇 프로세스 자동화) 등을 도입하고 있으며, 이에 맞춰 업무 문화와 소통 방식도 체계적으로 탈바꿈하고 있다. 이 과정에서 많이 쓰이는 도구 중 하나가 바로 협업툴이다. 협업툴은 할 일 및 일정 관리, 업무 간 소통 방식을 체계화하는 전용 소프트웨어로, 최근 디지털 체계를 갖춘 조직이라면 하나쯤은 꼭 쓰고 있는 도구다.

물론 금융사에서 협업툴을 선택하는 기준은 일반적인 기업보다 훨씬 까다롭다. 기본적인 네트워크 보안 사항을 충족해야 하는 것은 물론, 조직에 따라 내부망도 구축해야 한다. 그러면서도 조직의 업무 문화에 맞는 형태의 협업툴이어야 비로소 도입의 문턱을 넘는다. 이 과정을 넘어 협업툴을 도입하면 어떤 혁신을 기대할 수 있을까? 국내 주요 금융사 중 하나인 DGB 금융그룹 산하의 DGB캐피탈의 ‘플로우’ 도입 사례로 그 내막을 들여다보았다.

“플로우, 금융사 도입 사례 많고 내부망 지원해”

서울시 중구에 위치한 DGB캐피탈 본사에서 김도형 부장을 만났다. 출처=IT동아

DGB캐피탈은 DGB 금융그룹 소속 여신전문기업으로, 개인 신용이나 담보대출 등 개인 맞춤형 상품부터 기업 상품까지 다양한 분야에서 대출 사업을 진행하고 있다. 인터뷰에 응한 DGB캐피탈 김도형 부장은 IT기획부 소속으로, 금융사의 주요 자료를 보관하는 데이터센터 및 관리, 네트워크 인프라 및 운영체제 등 IT 인프라를 관리하는 것은 물론 정보보호 업무와 IT 관련 개인정보 및 신용 정보 보호, 그리고 IT와 관련된 신사업 도입을 검토하고 주관하고 있다. 본격적인 질문에 앞서 DGB캐피탈의 디지털 전환에 대한 설명을 먼저 부탁했다.

김 부장은 “DGB 금융그룹은 2018년부터 디지털 전환을 추진하고 있으며, 블록체인이나 인공지능, 메타버스 등 다양한 신기술을 체계적으로 도입하고 있다. 올해부터 카카오나 핀다 등 디지털 채널을 통해 금융 상품을 판매하고 연계하는 다이렉트 연계 제휴 영업 강화나 고객 경험 강화 등 실질적이고 체계화된 기술들을 현장에 적용하고 있다”라며 디지털 전환의 현황을 설명했다. 협업툴 플로우를 도입한 점 역시 디지털 전환, 특히 사내 문화를 디지털화하기 위한 노력의 일환이다.

DGB캐피탈은 2017년부터 협업툴을 써왔고, 플로우는 22년에 전사 도입했다. 출처=IT동아

DGB캐피탈이 플로우를 도입한 시점과 도입 계기에 대해 물었다. 김 부장은 “2017년에 IT 부서 한정으로 처음 협업툴 그랩(GRAP)을 도입했었고, 직전까지 컨플루언스를 사용했다. IT부서에서 컨플루언스를 사용하는 데는 문제가 없었지만 툴 자체가 테스트나 관리, 일정 등에 초점을 맞추고 있어서 전사 도입에는 적합하지 않았다. 그래서 21년 말부터 카카오워크와 플로우를 사전 테스트하기 시작했고, 22년에 본격적으로 플로우를 전사 도입하게 됐다”라고 설명했다.

카카오워크가 아닌 플로우를 선택한 이유는 왜일까? 이에 대해서는 “금융 회사다보니 클라우드 기반의 상품을 사용하는 게 적합하지 않았다. 플로우도 서비스형 소프트웨어(SaaS)지만 사내 서버 호스팅형 제품을 지원하고, 또 다른 금융사에서 도입한 사례가 여럿 있어서 최종 선택하게 됐다”고 답했다.

“도입 1년 만에 그 많던 회의와 대면 문화가 사라졌죠”

플로우를 활용해 일정을 관리하고, 프로젝트를 점검할 수 있어서 대면 문화가 비대면 문화로 자연스레 바뀌었다고 한다. 출처=IT동아

DGB캐피탈 내부에서는 플로우를 어떻게 활용하고 있을까? 김 부장은 협업툴 도입 이전의 얘기부터 시작했다. 김 부장은 “과거에 DGB캐피탈은 그룹웨어와 그룹 메신저, 통화 기반 채팅 프로그램, 메일까지 네 가지 채널로 소통해 의사 진행이 느렸고, 프로젝트 관리가 안되어서 자주 대면 회의를 동원했다. 본점과 지방 지점이 소통하기 위한 불필요한 출장도 많았다. 하지만 코로나 19로 대면 업무가 줄었고, 경영진부터 의사결정권자, 실무자 모두 플로우를 적극 활용하기 시작해 자연스럽게 대면 회의 비중은 줄고 플로우가 정착했다”라고 설명했다.

플로우 관리자는 임직원(사용자)의 협업툴 이용 데이터를 보고서 형식으로 확인할 수 있다. 출처=마드라스체크

이어서 그는 “현재 플로우는 내부 인력은 물론 상주 외주 인력들이나 제휴사까지 폭넓게 쓰인다. 이제 다른 채널은 보안 문제로 사용하지 않는다. 가장 많이 쓰는 기능은 프로젝트다. 직원 스스로가 업무를 만들고, 관련자들을 프로젝트에 연계해 업무를 진행한다. 플로우 이용을 적극 권장하기 위해 협업툴 사용량이 높을수록 KPI(핵심성과지표)에 가점을 수는 방식도 도입하고 있다”라고 말했다.

김 부장은 플로우를 도입하며 임직원 개개인이 프로젝트를 관리하는 문화가 생겼다고 말한다. 출처=IT동아

부서에서는 어떻게 사용하고 있을까? 김 부장은 “프로젝트로 핵심 업무를 수행하고, 인스턴트 채팅으로 소통을 진행한다. 그러다 보니 자연스럽게 일정을 등록하며 진행 상황을 파악하고, 개인 근태나 인수인계를 더 잘 관리하게 된다. DGB캐피탈 자체가 시차출근 제도나 조기퇴근 휴가 제도 등을 자유롭게 쓰는 분위기인데, 플로우를 통해 업무의 진척도를 직접 관리하면서 직원들 개개인이 더 책임감 있게 업무를 진행하고 관리하는 문화가 마련됐다”라고 답했다.

관리자 입장에서도 직원들과의 대면을 줄여 장소 및 시간적인 부분에 대한 부담을 줄이고, 또 관리 도구나 일의 진척도, 일정 관리 등도 플로우로 확인할 수 있어서 관리 업무를 줄이고 있다고 한다. 또한 경영진이 이런 문화를 수용해야 협업툴이 정착할 수 있는데, DGB캐피탈 경영진들 전반에서 대면 보고는 줄이고, 플로우와 이메일로 소통하는 것을 선호하며 보고 문화 자체가 변화했다고 한다.

기업 문화 바꾼 플로우, 금융 업계 바꿀 수 있을까

금융업계에서는 협업툴을 도입하는 것 자체가 기업 문화를 바꿀 수 있는 전환점이 될 수 있다. 출처=IT동아

‘협업툴을 도입한 이후 팀 내 협업은 어떻게 바뀌었는지 사례를 들어 설명해 달라’는 질문에 김 부장은 “도입을 한 것 자체가 큰 사례이며, 그 자체로도 효율적”이라고 답했다. 금융사 입장에서는 협업툴을 도입하는 것 자체가 변화의 시작인 셈이다. 김도형 부장은 다른 동종업계 기업들에게 추천의 말도 아끼지 않았다.

마지막으로 김도형 부장은 “금융사는 제품의 효율성이나 기능보다도 보안이나 클라우드 호환성 등을 우선시하는데, 플로우가 이미 금융사를 고객으로 두고 있다는 것 자체가 이런 시행착오를 겪어봤음을 의미한다”라면서, “기능 측면에서 플로우는 충분히 더 발전 가능성이 있다. 지금도 업데이트가 자주 진행되는 만큼 협업툴 도입을 앞두고 있는 금융사라면 우선 고려해 보기를 권장한다”라고 조언했다.

동아닷컴 IT전문 남시현 기자 (sh@itdonga.com)