［직장인］적절한 전화응대방법

서울힐튼호텔이 실시하고 있는 전화예절운동 ‘스마일 온더 라인’이 내놓은 전화 받는 매너 10개항과 상황에 따른 적절한 응대방법을 소개한다.

①메모지와 필기도구를 항상 준비해 둔다.

②전화는 왼손으로 받는다.

③벨이 세번 울리기 전에 받는다.

④‘미소 띤 음성’으로 인사말 소속 이름 순으로 첫인사를 한다.

⑤첫인사 때 목소리의 높이는 ‘솔’음을 유지한다.

⑥통화 중이어서 고객을 기다리게 할 경우에는 반드시 사과의 말을 한다.

⑦다른번호로 돌릴 경우에는 다음과 같이 설명한 뒤 연결한다. “혹시 연결도중 끊어지면 317―3XXX번으로 전화해 주시기 바랍니다. 감사합니다.”

⑧전화를 끝낼때에는 반드시 ‘감사합니다’라고 인사한다.

⑨고객이 먼저 끊은것을 확인한뒤 수화기를내려놓는다.

⑩고객에게 자신의 전화번호를 안내할 경우 꼭 직통번호를 알려준다.

〈박중현기자〉