미팅 스케줄 공유… e메일 자동 번역도

[2020 행복원정대:워라밸을 찾아서]2부 일하는 방식이 확 달라진다
기업들, IT 협업툴 앞다퉈 도입
업무 효율성 높이고 비용 줄여

피자 프랜차이즈 피자알볼로는 2015년 업무용 협업툴 ‘잔디’를 도입했다. 잔디 메신저로 업무에 대해 갑론을박하니 기존 e메일 커뮤니케이션보다 일 처리 속도가 빨라졌다. 무엇보다도 팀장이 잔디에 업무 내용을 공지하면 구성원들이 실시간으로 코멘트를 달 수 있게 돼 회의가 대폭 줄었다.

협업툴의 가장 큰 특징은 커뮤니케이션 비용을 대폭 줄여 업무 효율성을 높인다는 점이다. 주로 잔디(회사명 토스랩), 라인 웍스(네이버), 비즈메카(KT), 두레이(NHN엔터테인먼트) 등 국내 협업툴들과 슬랙(슬랙 테크놀로지) 등 해외 협업툴들이 활발하게 사용되고 있다.

협업툴이 카카오톡, 라인과 같은 일반 메신저와 가장 다른 점은 특정 시점(약 2주일)이 지나거나 스마트폰을 교체하는 이슈가 발생할 때 기존의 대화 메시지와 공유 문서들이 삭제되지 않고 영구 보존된다는 점이다.

임직원 스케줄을 서로 공유해 불필요한 커뮤니케이션 비용의 낭비를 막을 수도 있다. 회의를 소집해야 한다고 하자. 캘린더에서 참여 구성원들 스케줄을 확인해 모두가 빈 시간을 확인하고 그 시간대에 회의 요청 메일을 넣을 수 있다. 마이크로소프트(MS) 아웃룩에는 이 같은 기능이 있다. 스카이프포비즈니스 메신저로는 상대방의 현 상태(부재, 회의 등)를 확인한 뒤 메시지, 영상 통화 등 연락 방식을 택할 수 있다. 글로벌 커뮤니케이션도 빨라진다. 두레이에서는 해외 지사, 거래처에서 영어, 중국어, 일본어 등으로 메신저, e메일 등을 보내오면 한국어를 포함해 4개 언어로 번역해 확인해볼 수 있다.

신무경 기자 yes@donga.com