경기도일자리재단, 협업 툴 '두레이'로 업무 혁신·보안 달성한다

올해 3월, 행정안전부는 ‘행정기관 및 공공기관의 클라우드컴퓨팅서비스 이용기준 및 안정성 확보 등에 관한 고시’를 공표했다. 공공기관에서 민간 클라우드 서비스를 이용할 수 있는 길이 열린 것이다. 행정안전부는 코로나 19 이후 원격근무 및 영상 회의 등 비대면 문화가 빠르게 확산하고 있으며, 정부 역시 디지털 환경변화에 발을 맞출 필요성이 있어 지침을 개정했다 밝혔다. 공공 기관에서 이용하게 될 서비스는 보안성과 안정성, 확장성 및 비용 효율성 등을 종합적인 측면에서 심사를 거치며, 현재 266건의 서비스가 심사를 통과해 553건의 계약이 이뤄진 상황이다.

경기도일자리재단은 경기도민의 직업능력 개발 및 취창업 기회를 제공하기 위해 설립된 재단법인이다. 출처=IT동아

공공기관이 주로 이용하고 있는 서비스는 서버 및 저장공간 등을 대여하는 IaaS(서비스형 인프라스트럭쳐)와 SaaS(서비스형 소프트웨어) 두 종류다. IaaS는 기존에 보유한 서버나 데이터베이스를 대체할 목적으로 도입하며, 자본 지출을 줄이고 운영 비용을 효율화하기 위해 도입한다. 반면 SaaS는 서비스 혁신이나 생산성 향상 등 기관 업무와 효율을 끌어올리기 위한 목적으로 도입한다. 그러다 보니 민간 기업에서 많이 사용하는 SaaS, ‘협업 툴’을 도입하는 공공기관이 늘고 있다.

협업 툴은 조직 간 업무 협업과 소통의 효율성에 초점을 맞춘 도구로, 기존의 업무 포털 등에서 제공하지 않는 다양한 업무 생산성 기능들이 포함돼있다. 공무 조직 역시 여러 분야와 협력해서 일하는 조직인만큼, 민간 기업처럼 능률을 높이기 위해 협업 툴을 도입하는 것이다. 경기도 일자리 관련 다양한 정보화사업과 재단 업무지원시스템 운영 등도 함께 추진하고 있는 경기도일자리재단의 정보화운영팀을 만나 공공기관의 협업 툴 도입 방안과 실제 NHN두레이의 활용 사례에 대해 들어보았다.

두레이, 경기 전역에 배치된 부처 협업에 도움돼

경기도일자리재단은 2016년 7월, 고용시장의 선도적 대응으로 새로운 일자리창출 및 고용기회 확대를 위해 설립되어, 현재 주사무소인 부천시 경기도일자리재단을 비롯해 의정부시와 용인시의 여성능력개발본부, 화성시의 경기도기술학교 등 네 개 지역에 걸쳐 업무를 추진하고 있다. 경기도일자리재단은 도내 77개 일자리 사업을 총괄하며, 전년 기준 1만 7천여 명이 취업지원 서비스의 도움을 받았다. 인터뷰는 정보화운영팀을 총괄하고 있는 박윤정 팀장과 클라우드 및 IaaS(서비스형 인프라), 보안 관제를 맡고 있는 이두리 대리, 포털 및 협업 툴 도입을 담당하고 있는 한신영 주임이 함께했다.

좌측부터 정보화운영팀 박윤정 팀장, 한신영 주임, 이두리 대리. 출처=IT동아

인터뷰는 정보화운영팀의 소개로 시작했다. 박윤정 팀장은 “경기도일자리재단은 일자리 관련 사업을 진행하는 만큼 정보보안과 개인정보보호에 각별하다. 특히 최근의 구인구직은 거의 전 과정이 디지털로 진행되는 만큼 시대에 맞는 서비스를 제공하는 것은 물론 기관 자체의 디지털 역량도 확보해야 한다. 이를 위해 작년 7월, 정보화사업센터를 출범해 일자리사업의 정보화지원과 정보보안, 재단 업무의 디지털화를 강화하기 시작하였으며 현재 경기도 내 네 개 지역의 업무 및 통신 지원은 물론 재단 업무 지원시스템 관리도 맡고 있다. 아울러 2025년 공공 클라우드 전환에 대비해 재단 자체 사업 및 경기도 대행 정보화 사업에 대해서도 클라우드를 활용하여 운영하고 있다”면서 정보화운영팀의 업무에 대해 설명했다.

협업 툴을 도입하게 된 계기는 기관의 디지털 업무 추진, 그리고 코로나 19로 시작된 순환근무 때문이다. 박 팀장은 “재단법인인 만큼 업무 자체는 공공기관과 같이 국가 정보보안 지침과 ISMS(정보보호관리체계)를 준수한다. 그리고 2021년부터는 경기도 경기도원격근무서비스(GVPN)를 도입해 재택 근무도 활용하고 있다”라고 말했다. 도입 계기는 이 대리가 답했다. “코로나 19 로 인한 재택근무가 활성화되고 유연근무, 스마트워크 등 근무유형이 다양해짐에 따라 긴밀한 의사소통을 위해 포털 사이트와 함께 사용할 협업 툴이 필요하다는 의견이 제기됐고, 외부에서 사용성이 입증된 서비스를 도입하는 절차에 착수했다”라고 답했다.

박윤정 팀장이 경기도일자리재단의 위치적 특성 등에 대해 소개하고 있다. 출처=IT동아

정보화운영팀이 협업 툴의 선택 기준으로 삼은 부분은 보안, 그다음이 가용성이다. 경기도일자리재단은 올해 경기도내 22개 공공기관(출자, 출연, 공기업)을 대상으로 진행한 경기도 공공기관 정보보안 관리실태 평가에서 경기도 내 공공기관 중 최우수기관으로 선정된 바 있다. 그만큼 보안 분야에서 철저한 기관이기 때문에 협업 툴 역시 높은 보안 수준에 대응해야 했다. 따라서 이중화와 2차 인증 등이 갖춰져 있고, 또 외부망 연동 등 재택근무나 기관 업무에 필요한 가용성도 고려했다. 이러한 과정을 거쳐 선택한 협업 툴이 NHN두레이였다.

“화상회의로 시간 절약은 물론 단결력도 확보”

한 주임은 두레이를 도입하면서부터 기관 전반의 업무 효율이 상승하고 있다고 설명했다. 한 주임은 “경기도일자리재단은 경기도 4개 지역에 나뉘어있지만, 조직 자체는 하나다 보니 회의 등에 시간이 많이 소요됐다. 두레이를 도입하면서 이 부분이 화상회의로 전환해 이동 시간도 줄고 업무 전반도 더욱 긴밀하게 조율하게 됐다. 7월과 8월 사용량만 비교해도 34%가 증가했을 정도”라고 말했다.

재단 직원들이 두레이 활성화 교육 및 팀 회의를 진행하고 있다. 제공=경기도일자리재단

이어 “실시간으로 공동 편집하는 위키 기능도 적극 활용하고 있다. 급여 등의 민감한 업무는 원래도 두 번 이상 확인하는데 여기에 공동 편집을 활용하고, 또 A에게 들어온 민원을 B에게 전달하는 과정 등에서도 공동 편집으로 이력을 남겨서 인수인계하고 있다”라고 답했다. 외부에서도 접속할 수 있다는 점, 게스트 접속도 지원해 자료를 공유할 수 있다는 점도 기관 업무의 효율을 향상시켜주는 요소라고 덧붙였다.

박 팀장도 “자주 사용하는 기능 중에서는 캘린더의 역할이 크다. 일자리 사업 마다 업무 일정이 다 다른데, 이를 캘린더로 공유해서 사업별 주요일정을 확인하는 데 사용한다. 또한 조직도 기능을 활용해 외부에서도 내부조직과의 소통, 공유가 가능하다”고 답했다. 박팀장은 현재 시스템 상에서는 결재 기능을 활용하기 어려우나, 두레이 측으로부터 공공기관의 특성에 맞춰 결재 기능을 고도화하겠다는 답변을 들었다고 말했다. 민간 서비스다보니 아직까지 공공기관 특성에 맞춰야할 부분이 있는데, 두레이도 이를 알고 빠르게 대응, 개선하고자 노력하고 있다.

아울러 화상회의에 50명까지 참여할 수 있다는 점도 언급했다. 박 팀장은 “참여가능 인원이 50인으로 제한이 있어 현재 내부 교육이나 팀 회의 등에 활용하고 있다. 이와 관련해 두레이 측에서는 화상회의 참여 가능 인원수도 늘려나갈 예정이라고 하니 향후에는 대민서비스 및 내부 직무 교육 등으로도 활용도를 넓혀나갈 수 있을 것”이라고 답했다.

세 담당자 모두 두레이의 업무 혁신이 기관 전체에 긍정적인 영향을 주고 있다고 평가했다. 출처=IT동아

또한 두레이로 사내 문화 개선에 나선 점도 소개했다. 한 주임은 “현재 두레이를 활용해 6주에 걸쳐 메일 매뉴얼을 발간하고, 또 우수부서의 사례를 수집해 직원들에게 실사용 방법에 대해서도 전파하고 있다”라고 말했고, 박 팀장이 추가로 설명했다. “두레이가 어느정도 자리를 잡았기 때문에 현재 정보화운영팀만큼은 공문이나 메일 접수를 지양하고 대부분의 자료를 두레이로 받고 있다. 정보화운영팀 자체가 모든 부서와 관계가 있다보니 자연스럽게 두레이 사용량이나 활용도도 전파되는 상황”이라 말했다.

사내 문화 개선, 한번 써보기를 추천

경기도일자리재단 뿐만 아니라 더 많은 정부 기관에서 협업 툴을 비롯한 소프트웨어를 도입하게 될 예정이다. 출처=IT동아

마지막으로 박 팀장은 협업 툴 도입을 고려하고 있는 기관에게 조언을 남겼다. 박 팀장은 “두레이같은 협업 툴은 조직의 업무 효율을 끌어올리고자 하는 기관에 적격이다. 특히나 카카오톡이나 구글 드라이브 등 보안이 느슨한 서비스를 교차로 활용하는 기관이라면 대체 수단으로 도입하는 것을 권장한다. 최근에는 재택근무나 원격근무가 대세인 만큼 비용적으로나 보안적으로 좋은 선택이 될 것”이라고 말했다.

경기도일자리재단의 두레이 도입 사례는 협업 툴이 기관 업무에서도 효과적으로 작용할 수 있음을 보여준다. 여전히 많은 공공기관이 수직적 조직문화와 복잡한 업무 절차 등으로 인해 민간 기업보다 업무 효율이 떨어지는 편이다. 하지만 경기도일자리재단은 공공기관이 준수해야할 보안 절차를 만족하면서도, 민간기업 못지않은 협업 툴 활용으로 변화의 가능성을 보여주고 있다. 이번과 같은 사례가 늘수록 공공기관의 행정력도 향상되고, 장기적으로는 국민 편익도 향상되는 결과로 이어질 것이다.

동아닷컴 IT전문 남시현 기자 (sh@itdonga.com)